办会是办公室三服务职能的重要一环,也是在办公室立足的根本之一,自从调入办公室后,先从办文开始,慢慢接触到办会、办事,很有幸把办公室三大职能工作从事了一遍,也许不是很精通,但也渐渐地把三项工作融会贯通,也渐渐开启了从办会小白到办会高手的进阶之路
听会开启偷师之路。初到办公室时总是隔三差五被领导安排听会,刚开始,对听会还是抱有抵触情绪的,因为手头还有很多本职工作要做,不会因为听会工作就不干了。虽是抱着不耐烦的心态听会,但渐渐地却听出了一些门道。首先,要学办事方法。召开会议的领导的讲话理论水平毋庸置疑,同时领导在会议上安排工作、化解问题的方法路径也是很高明的,虽然无关办会服务,但我觉得这应该才是办会人最应该掌握学习的内容,灵活运用处置工作小事上犹如庖丁解牛。其次,要学服务规范。只要是个有上进心的人,听会时总是会多学多听多看,看看办会的同事是如何统筹,如何协调,如何服务,催促人员按时到会,为领导及时续水,慢慢的从最简单的一点点参与到办会中,而这也许就是是办会偷师的开始吧。再次,要学应急处置。办会总是会遇到这样那样的问题,领导临时安排人发言没有话筒,你怎么办;领导突然环顾会场四周,你怎么办;领导抽烟却没有烟灰缸,你怎么办。而这就需要我们以超强的应急处置能力,全力保障会议正常进行,切实满足领导意图。也许听会很简单,但听出门道才是关键。
参会踏上学艺征程。1.办会是门手艺。在我看来办会是一门手艺,而不仅仅是一项工作,掌握了这门手艺在很多行业领域都可以有自己的一席之地,而听会只是学习办会这门手艺入门的开始。2.勤快是入场券。同期,听会的同事有很多,而慢慢接触办会这一行当,并最终能够参与办会的却只有我一个。在我看来,并不是我比别人聪明,更多的是比别人勤快一点,甚至是多吃亏一点,这样才能比别人多学一点,比别人多一丝机会。曾经有段时间县委每周一晚上召开学习会议,安排布置全县重要工作,而参与办会就意味着别人休息时,别人约会时,别人聚餐时,你只能匆匆扒上两口饭就赶往会场,会议也许是一个小时,也许是两个小时,“总是匆匆,不知归期”,也许形容的就是晚上办会吧。付出总会有回报,吃苦时留下的汗水会化成成功时的笑声。3.多问是件法宝。办会是件系统的工作,会场服务只是办会的一个环节,其他要学习的内容很多,只有全过程参与办会才能够真正掌握了解办会各环节的关键。从承接会议任务,制定会议方案,下发会议通知,布置会场,会议服务到会后收尾,大大小小的事情繁琐复杂。面对这么多工作不要问为什么,要多问怎么干,干什么,听懂了就干,听不懂接着问直到听懂,不要羞涩,不要腼腆,因为你对办会一知半解,不懂就要多问,多问才能学到真东西。
办会迈向高手殿堂。1.最坏打算力求高质量会议。办会要时刻保持底线思维,会前要做最坏打算,补上会议时突发状况产生的短板。如果会议突然停电怎么办?准备好发电车;如果话筒出现故障怎么办?多准备几只话筒;如果会议实到人数超过应到人数怎么办,多准备座位、材料……多想一想哪些可能没有做到位,哪些可能有遗漏。准备会议,关键在备,要点在防,围绕“不出错、少出错”,克服麻痹思想和侥幸心理,宁可十防九空,绝不能丝毫放松,做最大努力的准备,防止出错。2.最全统筹力求高质量会议。办会并不仅仅是一个人,一个科室的工作,需要的是一个办会团队,各个相关科室共同参与,决不能各行其是、各自为战。而办会人就需要把参与办会人员拧成一股绳,加强协同配合,完善信息资源共享,认真做好会商分析研判,科学指挥调度,快速、果断、有效处置问题,全面统筹好办会各项事宜才能够办成高质量的会议。3.最低姿态力求高质量会议。当办会责任担在肩上,全程操办会议才会知道办会的压力有多大,谁也不能保证办会万无一失,因为你不知道办会的过程中会疏漏那个环节、发生那个变故,我们能做得就是小心再小心,谨慎再谨慎,把失误降到最低。办会坎坷路,没有绝对的高手,只有谨慎的学习者,把成为办会高手作为心中永远的目标,办成高质量的会议。
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